Folkbildningsrådet

Har du erfarenhet av registratorsarbete inom offentlig förvaltning, och kanske även ett intresse av folkbildningens betydelse för samhället? Folkbildningsrådet söker nu en flexibel och ansvarstagande dokumentcontroller för ett vikariat.

Folkbildningsrådet fördelar och följer upp statsbidrag till folkhögskolor och studieförbund. Vår vision är kunskap, bildning och handlingskraft i hela samhället. Vi välkomnar dig som delar vår ambition och ser folkbildningen som en viktig kraft i samhället.

Tjänsten

I rollen som dokumentcontroller har du det övergripande ansvaret för Folkbildningsrådets dokument- och ärendehantering, samt är en nyckelperson i vårt informationshanteringsarbete. Du kommer att ansvara både för det löpande arbetet med att till exempel öppna och klassificera ärenden, hantera begäran om utlämnanden av handlingar och stötta medarbetare i diarieföringen, och även få bidra med din kompetens och erfarenhet i olika pågående utvecklingsarbeten. Under hösten 2021 implementerar vi en portal där kommunikationen med våra bidragsmottagare kommer att ske. Du kommer att delta i arbetet med att hitta lösningar för en smidig integrering mellan portalen och våra andra system.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att:

• Klassificera ärenden och diarieföra vissa handlingar i det digitala dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360
• Ge stöd och utbildning till handläggare i dokument- och ärendehanteringsfrågor samt kring Public 360
• Ansvara för uppdatering av kontaktregister
• Hantera inkommande post, samt e-post till Folkbildningsrådets officiella e-postadress
• Hantera utlämnanden av Folkbildningsrådets handlingar efter förfrågan från bland annat medborgare och media
• Delta i samordning av frågor som rör informationshantering och informationssäkerhet, samt förvaltningen av Public 360 och SharePoint
• Avsluta ärenden och gallra handlingar enligt gällande föreskrifter, samt vara Folkbildningsrådets kontaktperson gentemot Riksarkivet
• Administration inför och efter möten med Folkbildningsrådets styrelse

Vi söker dig som har

• relevant utbildning inom till exempel arkiv- och informationsvetenskap eller gedigen arbetslivserfarenhet i rollen som registrator eller dokumentcontroller inom offentlig förvaltning
• goda och aktuella kunskaper i de lagar och förordningar som styr offentlig förvaltning, och särskilt inom registratorns eller dokumentcontrollerns ansvarsområden
• förmåga att skapa god struktur och arbeta självständigt
• lätt att sätta dig in en ny verksamhet och nya arbetssätt
• god pedagogisk förmåga, och som trivs med att ge service till arbetskamrater och externa kontakter

Det är meriterande om du tidigare har arbetat med Public 360 och drivit utvecklingsarbete inom informationshantering. Som person söker vi dig som är noggrann och ansvarstagande, kan identifiera förbättringsmöjligheter och har en god samarbetsförmåga.

Villkor

Tjänsten är ett vikariat från den 1 juni 2021 till den 31 juli 2022. Intervjuer kommer att ske löpande. Rekryteringsprocessen innehåller intervjuer och referenstagning.

Folkbildningsrådet vill tillvarata de kvaliteter som en jämn könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna fler manliga sökande och sökande med utomeuropeisk bakgrund. Vi eftersträvar en arbetsmiljö där varje medarbetare ges möjlighet att kombinera yrkes- och privatliv för balans i livet. Vårt kontor finns på Ringvägen 100 vid Skanstull. Resor i tjänsten kan förekomma. På grund av Covid-19-pandemin arbetar vi för tillfället digitalt i huvudsaklig utsträckning. Vi är cirka 30 anställda och har kollektivavtal med Unionen.

I denna rekrytering har Folkbildningsrådet redan tagit ställning till önskvärda rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför samtal från annonsförmedlare eller försäljare.