Dokumentcontroller - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Folkbildningsrådet

Rollen som dokumentcontroller på Folkbildningsrådet är en nyinrättad tjänst. Vi är inne i ett utvecklingsarbete där vi behöver din kompetens för att utveckla våra rutiner för dokumenthantering. Du tar hand om våra allmänna handlingar och ombesörjer en god arkivvård så att handlingarna bevaras för framtiden. Du kommer att ansvara för Folkbildningsrådets verksamhetsutveckling vad gäller vår dokumenthantering.

Arbetsuppgifter

I rollen som dokumentcontroller är ditt primära uppdrag att ansvara för att handlingarna hålls ordnade och bevaras i ärendehanteringssystemet Public 360. Tjänsten innebär bland annat:

• Ansvara för diarium & ärendehantering i Public360, inklusive att ge råd och stöd till handläggare. I detta ingår t ex:
  • Sortera inkommande post och e-post
  • Registrera inkommande handlingar
  • Ansvara för uppdatering av register i Public 360
  • Avsluta ärenden i Public 360
  • Rådgivning och stöd till handläggare vad gäller registrering av allmänna handlingar
  • Systemägare och superanvändare i Public 360
• Hantering av fysiskt och digitalt arkiv, kontakter med Riksarkivet
• Styrelseadministration
• Informationshantering i Sharepoint

Din profil

Vi söker en person som har förmåga att skapa god struktur i sitt arbete. Du trivs i en roll med eget ansvar och drivs av självständigt arbete. Du tycker om att ge service till arbetskamrater och externa kontakter, samt har god kunskap om Office365 samt erfarenhet av arbete i något dokument- och ärendehanteringssystem, t ex Public 360.  

Vi söker dig som har en relevant utbildning inom t ex arkiv- och informationsvetenskap alternativt gedigen arbetslivserfarenhet i rollen som registrator/dokumentcontroller/arkivarie.

Folkbildningsrådet eftersträvar mångfald och värdesätter de kvaliteter som en jämn ålders- och könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten.

Tjänsten

Tjänsten är en fast heltidstjänst. Folkbildningsrådet tillämpar provanställning. Tillträde efter överenskommelse.

Ansökningar behandlas löpande och ska vara Folkbildningsrådet tillhanda senast 9 februari 2020. Ansökningslänk finns på www.folkbildningsradet.se

Kontaktpersoner

Lotta Ragelius, administrativ chef 08-412 48 08, lotta.ragelius@folkbildningsradet.se.

Golnar Bahar, facklig representant, Unionen, 08-412 48 15, golnar.bahar@folkbildningsradet.se.

Om Folkbildningsrådet

Folkbildningsrådet har riksdagens och regeringens uppdrag att företräda staten i förhållande till folkbildningen, att fördela statsbidrag till studieförbund och folkhögskolor samt att utvärdera och följa upp att verksamheten uppfyller statens syfte med statsbidraget. Folkbildningsrådet är en ideell förening med tre medlemmar: Studieförbunden i samverkan, Sveriges Kommuner och Regioner och Rörelsefolkhögskolornas intresseorganisation. 

Arbetsplatsen har 25 anställda och är belägen vid Skanstull, Ringvägen 100 i Stockholm. Kollektivavtal är tecknat med Unionen.